Está com dificuldade para gerenciar suas tarefas? Conheça o método GTD e aumente a sua produtividade.
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O que é método GTD?
GTD é uma sigla em inglês para Getting Things Done, traduzindo livremente para o português como “Fazendo as Coisas Acontecerem”. Este método foi criado por um consultor norte-americano de produtividade chamado David Allen, este da foto ao lado. –>
Ele apresentou esta metodologia em seu livro “A arte de fazer acontecer” (Mais abaixo falarei de como encontrar este livro)
Como que o método GTD funciona?
Tanto em nossa vida pessoal quanto na profissional, todos os dias temos um infinidade de informações chegando e vamos assimilando tudo e fazendo as tarefas a medida que dá. A pior coisa que tem é quando trabalhamos muito e ainda tem muita coisa para se fazer. É desmotivador.
Por isso, David criou uma sequencia de 5 etapas que visa na organização de informações, compromissos e tarefas priorizando a qualidade de vida. Podemos dar conta de tudo, basta se organizar.
Etapa 1 – Coletar
Nesta etapa o objetivo é esvaziar a mente. Por isso, defina uma ferramenta em que você possa anotar tudo que precisa ser feito, suas observações, datas, listas, projetos, ideias e etc. A dica é anote tudo! Se você for confiar em sua mente para guardar estas informações, podem acontecer duas possibilidades de problema:
1) Você irá esquecer de algum detalhe ou
2) Vai sobrecarregar a sua mente pensando em todas as informações com medo de perdê-las.
Por isso, defina uma caderno, planner ou um bloco de papel se você prefere escrever ou, se preferir o meio digital, procure por blocos de notas do seu telefone/computador ou aplicativos como o Google Keep, OneNote, Notion, Bear, Evernote e etc.
A regra é simples. Chegou alguma informação nova? Anote! Teve alguma ideia? Anote!
Etapa 2 – Processar
Depois de ter todas as informações registradas em algum lugar. Está na hora de começar a filtrar e a entender tudo que você precisa fazer.
Por isso siga este check list:
- Separe o que são tarefas, listas, projetos, itens pessoais, itens de trabalho e etc.
- Entre as tarefas, quais são as mais importantes?
- Existem tarefas que devem durar menos que 2 minutos para se fazer? Tipo mandar uma mensagem, responder um e-mail ou até mesmo baixar algum relatório? Nesses casos, pegue e faça imediatamente. Não as coloque em planejamento.
- Qual a data interessante ou necessária para que cada tarefa seja concluída?
- Quais tarefas dependem de outras pessoas para poderem serem feitas?
- Existem coisas interessantes que precisam ser feitas antes para aumentar a qualidade? Por exemplo, cobrar por um relatório, perguntar algo para alguém ou até mesmo fazer uma pesquisa prévia?
Considere utilizar a Matriz de Eisenhower.
Etapa 3 – Organizar
Agora é hora de colocar todas as informações e tarefas em um lugar que ficará de fácil acesso no dia-a-dia
- Texto/Listas
Para listas gerais, senhas, processos, checklists, ideais e tudo aquilo relacionado a texto, procure por cadernos ou bloco de notas, físicos ou digitais, para te ajudar.
Alguns aplicativos que podem te ajudar: Google Keep, OneNote, Notion, Bear, Evernote e etc.
- Tarefas
Paras as tarefas, você pode escolher organizar em algum caderno, agenda ou qualquer outro tipo de objeto de papel. Porém, para ganhar agilidade e qualidade no gerenciamento de informações, é muito importante usar ferramentas digitais em que você consiga ter acesso em qualquer momento e qualquer dispositivo.
Como gerenciamento de tarefas sugerimos: Todoist, Focus-to-do, Trello, Microsoft To-do, e etc.
Organize suas tarefas em prioridade e tente prever quanto tempo deverá gastar com cada uma delas. Isso é muito bom para saber se não vamos acabar nos sobrecarregando. Assim distribua-as em seus dias conforme a sua disponibilidade.
Etapa 4 – Revisar
Fazer este planejamento e nunca mais olhar para ele não faz sentido!
Por isso, sugerimos que uma vez por semana você separe um pedaço do seu tempo para dar uma olhada se está tudo dentro do planejamento. Veja se está faltando alguma coisa, se algo pode se excluir, se alguma data mudou e como está o seu andamento de forma geral.
Por exemplo, eu faço todas estas revisões às sextas-feiras às 17H. Já entro no final de semana tranquilo e na paz 🙂
Etapa 5 – Fazer
Depois de tudo organizado, agora é hora de fazer as coisas acontecerem. Siga a sua lista de tarefas normalmente. Terão dias em que você conseguirá concluir todas. Já outros vão ser bem desafiantes. É super normal e tente sempre se controlar para não se sentir mal. Tenha a certeza que ter suas tarefas organizadas já te faz ganhar muito tempo e qualidade em sua rotina.
Uma dica é utilizar outras ferramentas e métodos para te ajudar a colocar a mão na massa. Para quem gosta de músicas, conheça o aplicativo Brain.Fm. Já se você busca não ter esgotamento mental, considere a Técnica de Pomodoro.
Indicação de livro
Indicamos o livro que originou o método GTD – Getting Things Done. O seu nome é “A Arte de Fazer Acontecer” de David Allen. Disponível na maioria das lojas brasileiras em formato físico e digital.
